過去の統合システム導入例

■株式会社A社(サービス業、研修業等) 従業員数:2名

 【お困りごと】新事業に時間を割きたいが、目の前のやることが多く時間が無い

 A社は従業員3名で特定の方たちに向けた専門知識の研修を行っています。現状
 顧客数は伸びていますが、社長は将来的に顧客層が縮小することを見越して、
 新たな顧客の開拓を考えていました。

 社長の頭の中である程度の計画は出来ていましたが、いざ動き出してみると
 既存事業の対応でほとんど時間が取れないことが分かりました。また従業員からは
 目の前の仕事で手いっぱいで、新事業を始めるなら新たに人を入れてほしいと
 言われていました。

 ●業務の把握
 社長からご相談を頂き、弊社担当がA社の業務を確認しました。
 A社では次のような事務の仕事が行われていました。 

業務 担当 内容
営業管理 社長 営業管理シート(Excelファイル)に営業活動を
行った日、研修実施情報を顧客別で入力
資料・見積書送付 社長 引き合いのあった会社に対して見積書を作成し、送付する
受注管理 事務員 受注した顧客に対して返答をし、受注管理シート
(Excelファイル)に受注・顧客情報を入力
研修テキスト
在庫管理・発注
事務員 研修テキストを種類ごとに分類し、
研修受講者数を見ながら足りなくなる前に発注する
研修管理用帳票・
受講証明書の作成
事務員 内部管理用帳票及び受講証明書の作成(専用ソフト)
請求書作成 事務員 研修後に請求書を作成し、送付
営業管理 社長 営業管理シート(Excelファイル)に研修実績を追加
経理処理 事務員 入金確認及び経理処理(パッケージソフト)

 上記の中で、業務における情報の流れを整理すると以下のようになっていました。
 

 Excelでは以前の受注情報からコピー、パッケージソフトはデータベースを利用した
 顧客情報の呼び出し等を行ってはいましたが、Excel/ソフトで連携の取れていないことに
 よる重複入力や以前の受注情報を用いることでの誤入力が発生することで、事務仕事の
 負荷が大きくなっていました。

 ●統合システムの作成
 入力が必要な情報は「顧客情報、研修日程、研修内容、受講者数、金額、テキスト
 現在在庫、テキスト発注残」のみです。そしてそれらの入力は最初の1回だけが理想
 的です。
 そのため統合システムを作成し以下のように変更しました。
 
 入力は社長の営業管理情報とテキストの発注情報だけになりました。
 それ以外の業務ではそれらの情報を呼出すだけことで、入力の手間を省いて実施できる
 ようになりました。また以前の受注情報を流用することによる誤入力も無くすことが
 出来ました。

 ●効果
 システム導入により入力業務の大半を無くし、業務にかかる効率を高めることが出来ました。
 導入後、社長の入力業務は余裕が出来た従業員の方に任せるようになり、
 目標であった「社長の時間の創出」に貢献することが出来ました。


■株式会社B社(製造業) 従業員数:15名

【お困りごと】材料・仕掛り・製品の在庫が多く作業効率が悪い

 B社はアルミ製品を製造している製造業です。営業員によるBtoBの営業と
 自社のインターネット販売サイトによるBtoCの販売を行っています。
 製品数はおよそ30種類程度ですが、インターネットからの受注は
 翌日出荷を行っているためある程度の在庫が必要となっています。
 しかし欠品を防ぐため余裕を見て生産をしていった結果徐々に在庫数が
 増え、製造現場には仕掛り在庫が積まれるようになっていました。
 業務システム導入により受注~発送の手間を改善することと合わせて
 在庫管理を行い、製造現場の改善を行うことを目的としました。

 ●業務の把握
 B社では以下のような流れで業務が行われていました。


 

 管理書類・帳票は以下のように作成されていました。 

業務 担当 形式 内容
受注管理表 営業担当・
受注担当
Excel 受注した情報(日付、顧客情報、商品情報、個数、納期)
生産指示書 工場長 Excel 製造現場に対する生産指示(商品情報、個数)
在庫管理表 倉庫担当 Excel 現在在庫の個数(商品情報、個数)
納品書 受注担当 Excel 出荷時に添付(日付、顧客情報、商品情報、個数)
出荷伝票 倉庫担当 宅配業者
伝票
製品に納品書を添付し出荷(顧客情報)
材料発注書 工場長 Excel 現在在庫及び受注数から必要数を発注
経理処理 経理担当 市販ソフト 入金確認及び経理処理


 ●統合システムの作成
 欠品を無くしつつ在庫数を出来るだけ減らすため、在庫情報中心のシステムにしました。
 BtoBの販売は納期に余裕があるため別管理とし、基本的にはBtoC販売の在庫のみをもつ
 ように管理を変えることになりました。
 

 工場長の希望もあり生産計画はこれまで通りExcelになりましたが、Excelとシステムをつなぐ
 ことで材料発注や入庫の入力を簡略化し、商品発送時の納品書・出荷伝票は受注時の情報
 を使用することでこちらも簡略化しました。
 また在庫は材料・仕掛り・完成品ともに一覧で見られるようにし、在庫基準を設け一定数を下回った
 商品を一覧で見れるようにすることで、欠品の危険性を下げました。
 
 ●効果
 システムだけではなく生産現場の方々の改善活動もあり、現場にあった大量の仕掛り品を
 相当数減らすことが出来ました。生産現場でスペースを占めていた仕掛り品がなくなった
 ことで、作業効率が高まったとのことです。在庫基準を設定し、仕掛り数・在庫数が見える
 ようになったことで必要数に絞った生産が可能になりました。